Program do DMS to niezastąpione narzędzie pracy?

Jesteś właścicielem firmy i masz problemy z zarządzaniem dokumentacją? Jeśli na to pytanie odpowiedziałeś twierdząco, to koniecznie przeczytaj ten artykuł. Sprawdź, czemu warto mieć elektroniczną wersję dokumentów oraz co to jest program do DMS.

Elektroniczne wersje dokumentów to standard w każdej firmie?

Każdy, kto ma własną firmę, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, jak wiele dokumentów trzeba gromadzić. Umowy z klientami i pracownikami, dokumenty wymagane przez ZUS czy też urlopy pracowników – to początek długiej listy dokumentacji niezbędnej w każdym przedsiębiorstwie. Jak w takim razie nad tym wszystkim zapanować? Dobrym rozwiązaniem jest postawienie na elektroniczne wersje dokumentów. Oczywiście, pliki nie spowodują, że papierowe oryginały znikną, ale pomogą Ci zorganizować pracę i uniknąć marnowania czasu na szukanie niezbędnego dokumentu. Obecnie bardzo wiele przedsiębiorstw stawia na to rozwiązanie. I nic w tym dziwnego. Jak już wspomniałam, pomaga to zorganizować pracę. Poza tym wszystkie pliki są w jednym miejscu, a ich wyszukanie jest niezwykle proste. Dzięki odpowiednim oprogramowaniom, takim jak program do DMS, odnalezienie pożądanego dokumentu wymaga tylko chwili. Wystarczy wpisać wyszukaną frazę lub słowo w wyszukiwarkę, a po chwili wyświetlą Ci się wyniki.

Skutecznie zarządzaj elektroniczną dokumentacją

Co w takim razie zrobić, by w Twojej firmie pojawiły się elektroniczne wersje plików? Dobrym rozwiązaniem jest postawienie na program do DMS. DMS to skrót od Document Management System i, jak sama nawa wskazuje, jest to system, który pomaga w zarządzaniu dokumentami. Program do DMS wchodzi w skład platformy biznesowej JIRA. Jakie zalety ma to rozwiązanie? Mianowicie nie tylko pozwala na szybkie tworzenie elektronicznej dokumentacji, ale też dzięki niemu możesz importować papierowe oryginały bezpośrednio ze skanera. To pozwala Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu. Plusem tej opcji jest też to, że dany plik może używać kilka osób jednocześnie. Dzięki temu pracownik nie musi odkładać swojej pracy na później, aż jego kolega udostępni mu niezbędne dla niego dokumenty. Również wyszukiwanie jest niezwykle proste. Jak już wcześniej pisałam, wystarczy jedynie wpisać słowo lub frazę w wyszukiwarce, a od razu wyświetlą Ci się wyniki. To bardzo wygodne rozwiązanie, które pozwoli Ci zaoszczędzić mnóstwo czasu.

Related posts